Planeación Estratégica
En la Contraloría Municipal de Armenia se toman las políticas planteadas de acuerdo con la Misión Institucional y la Ley para plasmar directrices que parten de la Alta Dirección teniendo en cuenta las sugerencias, programas y proyectos que presentan los funcionarios; lográndose así establecer un encuentro de objetivos comunes para construir un Plan Estratégico con visión futurista, compromiso, voluntad polítca y gerencial en donde participa el equipo de colaboradores.
El área de Planeación Estratégica diseña y acopia todos los documentos y sugerencias tanto de la Alta Dirección como del equipo de empleados para generar importantes cartas de navegación para la institución como el Plan Estratégico 2008 - 2011, Plan de Acción, y Sistema de la Calidad. Así mismo se lleva a cabo el seguimiento y evaluación de los mismos para la respectiva entrega de informes.
Plan Estratégico de la Contraloría 2008 - 2011
Documento adoptado mediante la Resolución No. 045 del 14 de marzo de 2008 para el período constitucional 2008 - 2011. Esta importante carta de navegación contiene las polítcas de la entidad, los objetivos institucionales y objetivos estrtégicos.
Sistema de Calidad
Es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u organización por las cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en búsqueda de la satisfacción de sus clientes. Entre dichos elementos, los principales son la estructura de la organización, la estructura de responsabilidades, los procedimientos, procesos y recursos con los que cuenta la entidad. En tal sentido la Contraloría Municipal administró los siguientes procedimientos:
Componente Sistema Gestión de la Calidad
Durante este etapa se ha generado los siguientes documentos: Mapa de Procesos, Caracterización de los Procesos, Interacción de Procesos, Procedimiento de Información, Política de Calidad, Manual de Calidad, Manual de Indicadores y Procedimiento de Control de Documentos.
Componente Responsabilidad de la Dirección
Para este componente la Contraloría Municipal de Armenia efectuó los siguientes requerimientos: Procedimiento de Comunicación Pública, Polítca de Calidad, Objetivos de Calidad, Procedimiento para la revisión por la dirección y la resolución 074 de 2008 por medio de la cual se adopta el Sistema de Gestión de la Calidad. Así mismo se delegó un representante de la dirección para asegurar la responsabilidad y autoridad además de tener en cuenta procedimientos de comunicación interna.
Componente Gestión de Recursos
Con el propósito de tener en cuenta el talento humano, la infraestructura del lugar y el ambiente de trabajo, funcionarios de la intitución llevaron a cabo procesos como la encuesta de satisfacción al cliente, procedimiento de gestión del Talento Humano, plan de capacitación, el código de ética y de buen gobierno. Igualmente una medición sobre clima laboral, actividades de salud ocupacional y bienestar social.
Componente Prestación del Servicio
Para la planificación de la prestación del servicio y los procesos que se llevan a cabo con el cliente de la entidad fue realizado el Plan General de Auditorías, Procedimiento de Autoevaluación, Procedimiento de Vigilancia Fiscal. Procedimiento Administrativo, actividades de contratación y compra de bienes.
Componente Medición de Análisis y Mejora
En esta etapa se llevaron a cabo informes sobre las gestiones realizadas y el cumplimiento de planes de acción dentro de los que se incluye el cumplimiento de la Política de Calidad.